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更新日:2021年11月8日
市民環境部市民課において、住民票を誤交付した事案が発生しましたので、以下のとおり、当該事案の内容と再発防止策等について公表いたします。
また、関係者の皆さまには、多大なるご心配やご迷惑をおかけすることになり、心からお詫び申し上げますとともに、再発防止策を講じることにより、今後このような事案が生じないように努めてまいります。
1令和3年(2021年)10月1日(金曜日)
2同月5日(火曜日)
3同月6日(水曜日)
B氏の住民票記載事項(氏名、住所、本籍地、戸籍筆頭者に係る氏名、前住所、生年月日、住民となった年月日、転入日、届出日及び個人番号)
A氏の申請の処理をした職員Cが、A氏に住民票を交付する際に、A氏の住民票であるかどうかの確認をせず、B氏の住民票を誤ってA氏に交付してしまったため、B氏の申請の処理をした職員Dが、行ったはずの住民票に係る発行処理が行われていないと思い、再度、発行処理をし、B氏に住民票を交付してしまったこと、また、A氏の住民票について、その発行処理が行われたが、A氏に交付されることなく、そのままプリンターに残されていたにもかかわらず、その必要性等を確認せずに廃棄処理予定の個人情報書類に入れてしまったこと。
1窓口交付時(郵送時)の再度の本人確認
2証明書発行時の留意事項
⑴証明書の作成から発行、交付まで1人の職員が担当する。(確認者は別)
⑵作業中に他の業務により中断し、印刷まで済ませたかどうかが不明な場合は、印刷ボタンの2度押し防止を徹底するため、次の手順で確認する。
aプリンターに証明書が残っていないか確認する。
bプリンターにない場合は、発行履歴を確認する。
c発行履歴がある場合は、他の職員が証明書を誤って持って行かなかったか確認する。
d発行履歴がない場合は、作業を再開する。
3プリンターに残っている証明書等の取扱い
プリンターに残っている証明書等があった場合には、なぜ残ったままになっているのかを確認し、その上で、不要であることが分かった場合に廃棄する。
以上を含めた注意喚起を文書で行い、また、「住民票等交付手順」を作成し、会計年度任用職員を含む窓口業務を行う職員に配付して内容を共有した。
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