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更新日:2021年11月8日

 

住民票の誤交付について(市民課)

市民環境部市民課において、住民票を誤交付した事案が発生しましたので、以下のとおり、当該事案の内容と再発防止策等について公表いたします。

また、関係者の皆さまには、多大なるご心配やご迷惑をおかけすることになり、心からお詫び申し上げますとともに、再発防止策を講じることにより、今後このような事案が生じないように努めてまいります。

1経緯

1令和3年(2021年)10月1日(金曜日)

  • 市民課の職員Cが、A氏に対して住民票を交付した。
  • A氏への交付と同じ時間帯に、同課の職員DがB氏に対して住民票を交付した。

2同月5日(火曜日)

  • A氏から、10月1日に交付された住民票がB氏のものである旨の電話連絡を受けた。
  • A氏が市役所に来庁されたことから、当該誤交付したB氏の住民票を回収し、A氏の住民票を改めて交付するとともに、本件に関して説明と謝罪を行った。
  • なお、1日に発行処理したA氏の住民票については、市民課において廃棄処理予定の個人情報書類の中にあったことから、他者に誤交付はしていないことを確認している。

3同月6日(水曜日)

  • B氏に電話で本件に関する説明と謝罪を行い、今後、不明な点等がある場合には、市民課へご連絡いただくようお願いし、了承を得た。
  • A氏に電話でA氏の住民票については他者へ誤交付していないことを説明するとともに、改めて本件に関して謝罪し、了承を得た。

2漏えいした情報

B氏の住民票記載事項(氏名、住所、本籍地、戸籍筆頭者に係る氏名、前住所、生年月日、住民となった年月日、転入日、届出日及び個人番号)

3漏えいの原因

A氏の申請の処理をした職員Cが、A氏に住民票を交付する際に、A氏の住民票であるかどうかの確認をせず、B氏の住民票を誤ってA氏に交付してしまったため、B氏の申請の処理をした職員Dが、行ったはずの住民票に係る発行処理が行われていないと思い、再度、発行処理をし、B氏に住民票を交付してしまったこと、また、A氏の住民票について、その発行処理が行われたが、A氏に交付されることなく、そのままプリンターに残されていたにもかかわらず、その必要性等を確認せずに廃棄処理予定の個人情報書類に入れてしまったこと。

4再発防止措置

1窓口交付時(郵送時)の再度の本人確認

  • 窓口交付、郵送請求発送とも、必ず複数の職員で、交付請求書と証明書(住民票等)の突合(申請書内容と証明書の氏名等)を行う。
  • また、個人番号(マイナンバー)記載の住民票は、正規職員が突合を行い、申請書に確認済のサインをする。
  • さらに、申請者に交付する際、「●●さんの個人番号(マイナンバー)記載の住民票でお間違いないですね。」と確認する。

2証明書発行時の留意事項
証明書の作成から発行、交付まで1人の職員が担当する。(確認者は別)

作業中に他の業務により中断し、印刷まで済ませたかどうかが不明な場合は、印刷ボタンの2度押し防止を徹底するため、次の手順で確認する。

aプリンターに証明書が残っていないか確認する。

bプリンターにない場合は、発行履歴を確認する。

c発行履歴がある場合は、他の職員が証明書を誤って持って行かなかったか確認する。

d発行履歴がない場合は、作業を再開する。

 

3プリンターに残っている証明書等の取扱い

プリンターに残っている証明書等があった場合には、なぜ残ったままになっているのかを確認し、その上で、不要であることが分かった場合に廃棄する。

以上を含めた注意喚起を文書で行い、また、「住民票等交付手順」を作成し、会計年度任用職員を含む窓口業務を行う職員に配付して内容を共有した。

お問い合わせ

総務部総務課文書法制グループ 

〒899-4394 鹿児島県霧島市国分中央3-45-1

電話番号:0995-64-0915

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