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更新日:2021年7月30日
建設部建築住宅課において、市営住宅の使用料に係る滞納金額明細書を誤送付した事案が発生しましたので、以下のとおり、当該事案の内容と再発防止策等について公表いたします。
また、関係者の皆さまには、多大なるご心配やご迷惑をおかけすることとなり、心からお詫び申し上げますとともに、再発防止策を講じることにより、今後このような事案が生じないよう努めてまいります。
⑴令和3年(2021年)4月13日(火曜日)
⑵同月15日(木曜日)
⑶同月16日(金曜日)
⑷同月19日(月曜日)
⑸同月21日(水曜日)
A氏及びB氏それぞれの氏名、住所、住宅使用料に係る滞納金額及び住民コード
職員がA氏宛ての文書等とB氏宛ての文書等を相互に間違って封筒に入れており、これに加えて、文書等と封筒の宛名が合致しているかについて、当該職員以外による二重チェックが行われていなかった。
⑴文書等を送る際の封筒には、窓付封筒を使用し、案内文書に当該宛先人の住所及び氏名を記載する。
⑵送付する文書等の様式を変更する(以下「新様式の文書」という。)。
⑶新様式の文書を封筒に入れる際に、必ず2段階での確認をする。
1回目:当該文書の作成者が、当該文書に、データ上の情報が間違いなく記載されているかを確認する。
2回目:1回目の確認後、当該文書の作成者以外の者が、当該文書に、データ上の情報が間違いなく記載されているかを確認し、封筒に入れる。
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