「おくやみ連絡票」及び「戸籍発行停止連絡票」の誤送信について（隼人市民福祉課）

市民環境部隼人市民福祉課において、「おくやみ連絡票」及び「戸籍発行停止連絡票」を誤送信した事案が発生しましたので、以下のとおり、当該事案の内容と再発防止策等について公表いたします。

また、関係者の皆さまには、多大なるご心配やご迷惑をおかけすることになり、心からお詫び申し上げますとともに、再発防止策を講じることにより、今後このような事案が生じないように努めてまいります。

1経緯

• 親族Bより死亡者Aに関する死亡届が提出され、当直者である警備員が受領した。
• 休日に死亡届が提出された場合（年末年始を除く。）は、当直の警備員が「おくやみ連絡票」と「戸籍発行停止連絡票」を市民サービスセンター「コア・よか」へ情報伝達（ファックス）する業務を担っていたことから、本事案においては、当該両連絡票をファックス送信するために、次の作業1から作業7までの操作を行った。
  ・作業1：短縮ダイヤル登録番号でファックス送信を行うも応答は無かった。
  ・作業2：作業1と同じ方法でファックス送信を行うも応答は無かった。
  ・作業3：作業1及び作業2ともに応答が無いため、短縮ダイヤル登録番号を利用せず、送信ダイヤルで直接ファックス番号を入力してファックス送信しようとしたところ、誤って短縮ダイヤル登録番号で当該番号を入力してしまい、短縮ダイヤル登録番号に登録してあった、市民サービスセンターとは異なる他の行政機関に送信した。しかしながら、このとき、警備員自身はこの誤りを認識していなかった。
  ・作業4：市民サービスセンターに架電しファックスが届いたかを確認したところ、届いていないことが判明した。
  ・作業5：再度送信ダイヤルで直接ファックス番号を入力し送信したが応答は無かった。このとき、作業3のような誤入力はなかった（作業6も同じ。）。
  ・作業6：作業5と同じ方法で送信したところ、応答が有り、送信済みとなる。
  ・作業7：ファックスが届いたかどうかを市民サービスセンターに架電したところ、届いていたことを確認した。

• 誤送信した他の行政機関から、死亡者Aの「おくやみ連絡票」と「戸籍発行停止連絡票」が届いている旨の連絡を受ける。
• ファックス機器の送信履歴を複数人で確認し、誤送信は当該行政機関への1件だけであることを確認した。
• 当該行政機関に電話にて誤送信をお詫びし、誤送信した書類については、シュレッダーによる破棄を依頼し了承を得た。

• 死亡届の届出者である親族Bへ架電するも出られなかった。
• 再度親族Bへ架電するも出られなかった。

• 再々度親族Bへ架電したところ、別件で近日中に来庁するとのことであった。
• 隼人市民サービスセンターに来庁された親族Bに対し本件事案の経緯等を説明した上で謝罪した。

2漏えいした個人情報

3漏えいの原因

ファックス番号の短縮ダイヤル登録番号の操作ミス

4再発防止措置

1. 既に講じた措置
   ・今回誤送信をした警備員に対し、ファックス送信の操作方法について、改めて説明を行い、また、送信時の不備があった際には、市民サービスセンター「コア・よか」と連絡を取り合い、適切に対処することを指示した。
2. 今後講じていく措置
   ⑴土日・祝日に配備される警備員に対し、隼人市民サービスセンターが閉庁する日の前日に業務伝達を行う。
   ⑵土日・祝日だけでなく、平日に配備される警備員に対しても、業務伝達を徹底する。
   ⑶警備員対応マニュアル書の再作成を視野に入れた見直しを図る。
   ⑷土日及び祝日（年末年始を除く。）の市民サービスセンター「コア・よか」への情報伝達の手段として、ファックスを使用することの必要性や他の手段での伝達についても検討する（電話連絡での対応や、翌開庁日での対応等）。