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更新日:2021年7月30日

個人情報を含む文書の誤送付について(税務課)

総務部税務課において、国民健康保険税更正(決定)通知書及び令和3年度国民健康保険税当初納税通知書を誤送付した事案が発生しましたので、以下のとおり、当該事案の内容と再発防止策等について公表いたします。

また、関係者の皆さまには、多大なるご心配やご迷惑をおかけすることとなり、心からお詫び申し上げますとともに、再発防止策を講じることにより、今後このような事案が生じないよう努めてまいります。

1経緯

1.国民健康保険税更正(決定)通知書について

令和3年(2021年)7月9日(金曜日)

  • 税務課の職員が、A氏に対して、国民健康保険税更正(決定)通知書(以下「更正通知書」という。)を送付した。

同月12日(月曜日)

  • A氏の家族から、A氏宛てに届いた更正通知書に、A氏とは世帯が異なるB氏の更正通知書も入っていた旨の連絡を受けた。
  • A氏の勤務先を訪問して本件事案について謝罪するとともに、B氏宛ての更正通知書を回収した。
  • B氏宅及びB氏の勤務先を訪問して本件事案について謝罪した。

2.令和3年度国民健康保険税当初納税通知書について

令和3年(2021年)7月9日(金曜日)

  • 税務課の職員が、C氏に対して、令和3年度国民健康保険税当初納税通知書(以下「納税通知書」という。)を送付した。

同月14日(水曜日)

  • C氏から、C氏宛てに届いた納税通知書に、C氏とは世帯が異なるD氏の納税通知書も入っていた旨の連絡を受けた。
  • C氏宅を訪問して本件事案について謝罪するとともに、D氏宛ての納税通知書を回収した。
  • D氏宅を訪問して本件事案について謝罪した。

2漏えいした情報

1.更正通知書について

B氏の住所、氏名及び国民健康保険税税額

2.納税通知書について

D氏の住所、氏名、国民健康保険税税額及び総所得額

3漏えいの原因

1.更正通知書について

職員が誤って、A氏宛ての更正通知書にB氏宛ての更正通知書も同封しており、これに加えて、封入作業を開始する前に、紙に出力した更正通知書の件数と、当該更正通知書を封入する封筒の件数が一致しているか、当該職員以外による確認をしていなかった。

2.納税通知書について

職員が誤って、C氏宛ての納税通知書にD氏宛ての納税通知書も同封しており、これに加えて、封入作業を開始する前に、紙に出力した納税通知書の件数と、当該納税通知書を封入する封筒の件数が一致しているか、複数人による確認をしていなかった。

4再発防止措置

1.更正通知書について

封入作業を開始する前に、紙に出力した更正通知書の全体の件数と、当該更正通知書を封入する封筒の全体の件数が一致しているか、

複数人による確認を行う。

更正通知書を封入する際に、複数人での確認作業を行う。

全ての更正通知書の封入作業が終了した後に、更正通知書全体の件数から、当該作業をしている中で当該通知書の送付が不要となった分を

差し引いた、最終的な送付件数の確認を複数人で行う。

2.納税通知書について

封入作業を開始する前に、紙に出力した納税通知書の全体の件数と、当該納税通知書を封入する封筒の全体の件数が一致しているか、

複数人による確認を行う。

全ての納税通知書の封入作業が終了した後に、納税通知書全体の件数から、当該作業をしている中で当該通知書の送付が不要となった分

を差し引いた、最終的な送付件数の確認を複数人で行う。

お問い合わせ

総務部総務課文書法制グループ 

〒899-4394 鹿児島県霧島市国分中央3-45-1

電話番号:0995-64-0915

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