保育料決定通知書の誤送付について（子育て支援課）

保健福祉部子育て支援課において、保育料決定通知書を誤送付した事案が発生しましたので、以下のとおり、当該事案の内容と再発防止策等について公表いたします。

また、関係者の皆さまには、多大なるご心配やご迷惑をおかけすることになり、心からお詫び申し上げますとともに、再発防止策を講じることにより、今後このような事案が生じないように努めてまいります。

1経緯

⑴令和5年（2023年）1月18日（木曜日）

• 子育て支援課の職員が、A氏及びB氏を含む12名の保育施設利用保護者（以下「利用保護者」といいます。）に対し、保育料決定通知書（以下「決定通知書」といいます。）等を送付した。なお、決定通知書以外には私立保育料還付金充当通知書、私立保育料還付通知書及び納付書が含まれますが、当該文書等の誤送付は生じておりません。

⑵同月20日（金曜日）

• A氏から、B氏宛ての決定通知書が届いた旨の連絡を受けた。
• A氏宅を訪問してB氏宛ての決定通知書を誤送付したことについて謝罪し、B氏宛ての決定通知書を回収するとともに、B氏に関する情報を第三者に提供しないように依頼した（当該内容については、A氏の承諾を得た。）。

⑶同月23日（月曜日）

• B氏に連絡し、B氏宛ての決定通知書をA氏に誤送付したことについて謝罪するとともに、A氏宛ての決定通知書が届いていることを確認した。
• A氏に連絡し、A氏宛ての決定通知書をB氏に誤送付したことについて謝罪した。
• 隼人市民サービスセンターに来庁されたB氏に対し本件事案について謝罪するとともに、A氏に関する情報を第三者に提供しないように依頼した（当該内容については、B氏の承諾を得た。）。

⑷同月24日（火曜日）

• A氏・B氏以外の利用保護者（10名）に連絡し、当該利用保護者には決定通知書の誤送付がなかったことを確認した。

2漏えいした情報

A氏及びB氏の氏名、住所、対象児童の氏名、対象児童の生年月日、利用保育施設、保育年齢、保育料階層、保育料月額日割分、対象月

3漏えいの原因

職員が、A氏宛ての決定通知書とB氏宛ての決定通知書を相互に間違えて封入した。また、決定通知書に加えて、私立保育料還付金充当通知書、私立保育料還付通知書及び納付書をそれぞれ出力した後に利用保護者ごとに組み合わせて封入しており、それぞれの通知書が同じ宛名であるかについて、当該職員以外による二重チェックが行われていなかった。

4再発防止措置

⑴職員一人ひとりの個人情報に関する管理意識の徹底を図る。

• 課内ミーティング、グループミーティングにおける周知を行う。
• グループ内において、送付に係る新たなチェック体制を構築する。
• 定期的（毎月1回）に管理意識の徹底（意識の徹底、ヒヤリハット等気づきの報告により情報交換など。）を図る。

⑵複数の文書を組み合わせて送付する際には、必ず2段階で宛名等の確認をする。

1回目：担当者が複数の文書を出力し送付対象者ごとに組み合わせる際、複数枚折り込んでいないかを確認する。また、当該文書の宛名が間違いなく一致しているかも確認する。

2回目：担当者以外の者が、送付対象者ごとに文書の宛名が間違いなく一致しているかを確認し、封かんする。